Nettbasert regnskap eller lokalt regnskapssystem?

Massiv markedsføring av nettbaserte løsninger prøver å hamre det inn at deres løsninger er best. For alle. Noe som selvsagt er bare tull. I mange tilfeller vil et nettbaserte system få kunden til å bli skadelidende. Det har med pris, leverandørbinding, mangel på fleksibilitet og behandlingen av småkunder å gjøre.

Det enkle vil alltid være det beste når det gjelder små forhold. Skal du føre regnskap for en mindre virksomhet, bør du virkelig ta en vurdering på om ikke du skal holde deg unna nettbaserte regnskapsprogrammer. Det er i hvert fall en rekke forhold du må ta med i betraktningen før du velger regnskapsprogram. Her skal du få noen viktige innspill.

Nettbaserte regnskapsløsninger er ikke annet enn tradisjonelle regnskapsprogram flyttet til internett og gitt noen tilleggsfunksjoner. Fortsatt er det snakk om diktatorapplikasjoner som hele tiden krever stor nøyaktighet. Derfor må brukerne ha erfaring og kanskje et kostbart kurs for å lære programvaren. Arbeidsmetodikken som må følges er skjematisk og rigid og den må følges helt slavisk. Det er regnskapsprogrammet som dikterer alt: Hvert bilag må bokføres fullt ut før neste kan påbegynnes, det er lagt inn strenge begrensninger på hva du kan gjøre, du kan ikke gjøre endringer og du må tåle at sensitive data lagret eksternt hos en stor leverandør hvor du ikke kjenner en eneste ansatt eller innleid konsulent. Fleksibilitet og rom for individuelle måter å gjøre ting på er nærmest fraværende.

Det er kanskje bare deg som er involvert i selve bokføringen. Derfor trenger ikke du et rigid opplegg; det er bedre for deg å ha mulighet til å jobbe på en fleksibel måte som passer deg. Et eksempel: Kanskje finner du det praktisk å bokføre noen bilag delvis eller gradvis for å returnere når dette er gjort og sette alt på plass samlet for alle bilag. Ingen standardiserte regnskapsprogram på nett lar deg jobbe på denne måten.

Det er også et faktum at helintegrerte systemer er unødig kompliserte, både i oppbygging og i bruk. Små bedrifter bør holde seg unna helintegrerte systemer hvor det skjer en rekke automatiske prosesser under overflaten. Ofte er det både enklere og mer oversiktlig å bokføre bilag manuelt, eller at du kan kopiere data fra andre kilder med «Copy-Paste».

Jeg bruker ofte puslespill for å forklare hvordan bokføring av et regnskap bør være i mindre bedrifter. Måten du tvinges å løses puslespillet i en nettbasert løsning er ikke gunstig: Du må starte med brikken øverst til venstre og deretter ta en og en brikke i rad 1 først. Deretter må prosessen gjentas for rad 2, og deretter 3, osv. Alle ser at dette er en maskinmessig og tvungen måte som er helt unaturlig for mennesker. Hvis du fikk velge selv, kunne du f.eks. først plassere de fire hjørnebrikkene og deretter resten av kantbrikkene. Etter at rammen i puslespillet på plass blir det enkelt å gjøre resten av bildet ferdig bit for bit.

Her er noen andre viktige forhold du må tenke over før du bestemmer deg for en nettbasert løsning (eller et tradisjonelt regnskapsprogram):

• Synes du det er akseptabelt at dine regnskapsdata er låst til en leverandør/applikasjon? Får du tilgang til dine data og rapporter om kundeforholdet avvikles?
• Kommer du alltid til å ha god internettilkobling mens du jobber med regnskapet?
• Virker det som leverandøren bruker gratis prøveperiode eller rimelig introduksjonstilbud som lokkemiddel, og hvor mye kan da prisene bli skrudd opp etter hvert?
• Sannsynligvis er prisene som oppgis pr. selskap. Hvor mye ekstra må du betale ekstra for å bruke regnskapsløsningen på et nytt selskap?
• Vedlikeholdsavtaler løper til de sies opp. Er du klar over at avtalene har en oppsigelsesfrist som sannsynligvis er satt slik at den har gått ut når faktura for nytt år mottas? Om du ønsker å avslutte avtalen når fakturaen kommer, så er det allerede for sent – du må pent finne deg i å betale for ett ekstra år.
• Er det ønskelig for deg å binde deg til en leverandør og dennes løsninger, og at disse skal integreres i hverandre på kryss og tvers?
• Hva kan skje med dine sensitive data i et nettbasert system? Hvor lagres de og hvem har tilgang? Er det mulig å stole 100 % at leverandørens sikkerhetsrutiner fungerer hele tiden?

Hva kan være ditt beste valg? Vel, det finnes et lokalt regnskapsprogram som kan være online og som har fleksibilitet nok til t du kan jobbe på din egen smarte måte

Du finner ikke billigere regnskapsprogram enn iExcel Regnskapsbok Premium. Dette er også den beste regnskapsløsningen for mange små virksomheter og foreninger. Du får en fleksibilitet som er unik. Bilagene bokføres i et Excel-regneark som er satt opp for effektiv registrering av data. Rapportene er enda bedre enn i nettbaserte regnskapsprogram. Du får ut den dokumentasjon som kreves av skattemyndigheter og revisor, og du får merverdiavgiftsoppgaver og næringsoppgaver m.m. Du får et fantastisk regnskapsløsning i et konsept som er basert på dette:

1. Om du legger iExcel Premium på Dropbox eller tilsvarende, har du fordelene internettløsning gir samtidig som du beholder fordelene med et lokalt program på harddisk. Det Dropbox gir deg er automatisk backup, tilgang på filene fra mer enn en datamaskin og mulighet for å dele filene med noen som skal hjelpe deg med regnskap eller selvangivelse.
2. Medlemskapet iExcel Regnskap Premium koster kun kr. 1.500 for et regnskapsår. Det er ikke mer enn 125 kroner hver måned – og det er billig. Medlemskapet dekker dine behov regnskapsprogram hele året (du kan laste ned filene og bruke iExcel Regnskapsbok Premium på alle de regnskap du skal føre)
3. Det du betaler for medlemskapet er den endelige kostnaden for regnskapsåret.
4. Systemet kan utvides til å brukes på langt større virksomheter enn de du kommer til å ta regnskapet for.
5. Du kan lagre filene hvor du ønsker, og du har fri tilgang til data og rapporter i all overskuelig fremtid.
6. Medlemskapet for et år fornyes ikke automatisk.  Nytt iExcel Regnskap Premium-medlemskap for 2017 er noe du først kjøper når det passer for deg å starte opp med regnskapsprogrammet for 2017.
7. Du kan bruke alt du har av «Excel-metoder» for å løse ting, og møter du uforutsette problemer, finner du løsningen i brukermanual eller kontakt med iExcel’s brukerforum for å få svar.
8. Ønsker du hjelp til å komme i gang med regnskapet eller årsavslutning med årsregnskap og/eller ligningspapirer, har iExcel Premium-medlemmer landets beste deal. Du får hjelp av en erfaren og hurtigarbeidende revisor til rabattpris med iExcel’s supportpakker.

iExcel Regnskapsbok Premium er på høyde med de beste regnskapsprogrammer og nettløsninger du finner. iExcel’s Premium regnskapsprogram har fått en trofast skare av fornøyde brukere som aldri kan tenke seg å bytte tilbake til et tradisjonelt system eller en webløsning.

Lykke til!

Med vennlig hilsen
Sigurd Renander
statsautorisert revisor