30. desember 2023

6 ulemper ved nettbasert regnskapssystem

Skybasert regnskap presenteres som om det er like bra for alle. Heldigvis er ikke det tilfelle.

Vi er alle forskjellige, og før du tar din bedrift opp i skyen må du ta stilling til en rekke forhold knyttet til selve virksomheten og ikke minst dine personlige behov og preferanser.

Du har sikkert møtt mange på din vei som messer om at nettbaserte løsninger er best og at selv gode tradisjonelle regnskapsprogrammer og de excelbaserte, er gammeldagse og ubrukelige.

Jeg kan være enig i at nettbaserte løsninger i mellomstore og store bedrifter har mye for seg. De har gjerne en egen økonomiavdeling, hvor det er flere ansatte om jobben og som må ha tilgang til regnskapet. For små bedrifter hvor det er en eller to personer som er involvert, og ingen trenger å være inne samtidig, er ikke fordelene så store lenger, mens ulempene gjør seg gjeldende.

Min påstand er: Små bedrifter bør ha sine viktigste programmer og data lokalt på sin datamaskin. Hvorfor jeg sier dette kan du lese om nedenfor…

6 viktige ulemper med nettbaserte systemer

  • Sikkerhet. Har du egentlig noen garanti for at dine data i skyen er sikre? Har du data som er sensitive må du fokusere på sikkerhet. Om du bruker et nettbasert system overlater du dine data i en stor leverandørs varetekt. Du vet ikke om du kan stole på de ansatte og underleverandør hos leverandøren som har tilgang til dine data. Datainnbrudd kan også skje gjennom hacking. Det som er sikkert er at på internett er ingenting 100 % sikkert. Det vil alltid være en viss risiko for at verdifulle og sensitive data kommer på avveie. Når skaden først skjer, kan det være umulig å reparere den.
  • Kostnad. Ved første øyekast kan nettbaserte løsninger fremstå som rimelige. Du får presentert en versjon som er første trappetrinn i en lang rekke med stadige tillegg for å dekke behovene. Den endelige prisen blir ofte flere ganger den kunden først ble forespeilet. Kostnadsstrukturen gjør at mange ikke kan ta seg råd til oppgraderinger, og derfor må slite med de begrensninger som er satt i den rimeligere versjonen. Postensielle nye kunder møter kjente markedsføringstricks som lokkepriser, gratis bruk i 3 måneder etc.  Kostnadene til nettbaserte løsninger har en tendens til å øke mye fra ett år til et annet.
  • Mangel på frihet og fleksibilitet. Endringer. Velger du en nettjeneste-leverandør blir du sterkt bundet opp til leverandøren og de betingelser og den programvaren som tilbys. Hvor fleksibel og fri er du i praksis når du ønsker å leverandør? Er du sikker på å få hentet ut dine data og rapporter i det format du ønsker? Må du betale for fortsatt å få tilgang til egne data? Det er også en kjennsgjerning at selv populære programmer blir byttet ut eller får ny funksjonalitet som kan fungerer bedre på store klienter, mens du misliker endringen. Mange mindre regnskapsprogrammer har blitt kjøpt opp av Visma og blitt lagt ned for at kundene skal pipes over i en eksisterende Visma-løsning.
  • Tekniske problemer. Nettbaserte systemer gjør deg 100 % avhengig av å ha en stabil oppkobling til Internett. Er du offline, så er du offline. Uavhengig av leverandør, vil webbaserte systemer tidvis få tekniske problemer. Når dette skjer er det ingenting du kan gjøre ut over det å vente til problemene blir løst. Skybaserte systemer er i seg selv så teknisk kompliserte at det er lett å gjøre feil. Feilene er ikke enkle å få korrigert.
  • Treg support. Nettjenester drives av store bedrifter med skarpt kommersielt fokus. Alt for mange leverandører prioriterer ikke support til småbedrifter før etter at det har gått tid. De prioriterer alltid sine største kunder på bekostning av de mindre. Avanserte og kompliserte programmer krever erfaring og opplæring for å være trygg på ikke å gjøre noe galt. Support er sjselden nødvendig for den som bruker et lite manuelt regnskapsprogram.
  • SAF-T krav. Alle nettbaserte systemer er digitale. Det finnes krav fra myndighetene om at regnskaps- og skatteopplysninger må sendes inn som SAF-T-filer. Det gjør digitale systemer automatisk når det kreves. Du får ikke sett over innholdet før filene sendes, og det er vanskelig da å forutse og forberede seg på spørsmål. Fra et manuelt system sender du papirkopier. Fra et manuelt excelbasert system kan du velge å skrive ut rapportene til PDF eller skrive de ut på printer. Begge metodene gir deg bedre oversikt og kontroll over hva du sender enn hva som er tilfelle om du bruker et digitalt nettbasert system.

Konklusjon: Ikke velg nettbasert bare fordi «alle andre» gjør det. Prøv først en løsning som ikke bSalg av klimakvoter og gull til næringsdrivendeer nettbasert og som gjør deg fri og fleksibel. Deretter kan du starte med en nettbasert løsning for f.eks. fakturering. Integrerte systemer er i hvert fall oppskrytt. Du kan fint bruke et nettbasert fakturasystem i kombinasjon med f.eks. iExcel Regnskapsbok Premium.

iExcelbooks er Excelbaserte systemer som du velger om du vil lagre og bruke på harddisk eller ha på Dropbox eller tilsvarende nettjeneste. Det geniale er at du får et system som du har lokalt på datamaskinen og som kan brukes helt uten nettilgang. Dropbox gir deg automatisk backup og tilgang fra andre datamaskiner. Du bestemmer. Et Excelbasert program er minst like bra som nettbaserte systemer og gir deg full kontroll på alle data og rapporter også i fremtiden.

Prøv derfor iExcel Premium før du gjør noe annet. Det er ingenting å tape på dette.

Mvh.
Sigurd Renander
statsautorisert revisor

Abonner på våre nyheter

Hold deg oppdatert og abonner på våre nyheter. Relevant for deg som fører ditt eget regnskap.

Sigurd Renander

Sigurd Renander is recognized as a resourceful and highly efficient developer of Excel systems for financial reporting and solving business problems. Sigurd holds a Master degree in financial accounting (state authorised public accountant of Norway) and has more than 25 years of experience in financial accounting and management, business improvement and Excel development. Sigurd holds a Master degree in financial accounting (state authorised public accountant of Norway) and has more than 25 years of experience in financial accounting and management, business improvement and Excel development.

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Reply: